2/2024. (VI.10.) számú rektori utasítás
a tanfolyamok szervezéséről
A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola SzMSz-ének 1.2.4.3. § (1) bekezdés a) pontjára hivatkozással az alábbi módon rendelkezem a Főiskolán meghirdetendő tanfolyamok szervezéséről.
1. § Tanfolyam létesítése
(1) Új tanfolyamot az SzMSz 1.2.3.2. § (1) bekezdés m) pontja alapján csak a Szenátus jóváhagyásával lehet létesíteni.
(2) A létesítési kérelmet a tanfolyam tervezett kezdési ideje előtt az alábbi határidővel szükséges benyújtani a Főtitkáron keresztül a vezetőségnek:
a) Az őszi félévben indítani kívánt tanfolyam létesítési kérelmének benyújtási határideje: március 31.
b) A tavaszi félévben indítani kívánt tanfolyam létesítési kérelmének benyújtási határideje: október 31.
(3) A tanfolyam létesítésének folyamata a következő:
a) A tanfolyam létesítési kérelmét a vezetőséghez szükséges benyújtani.
b) A tanfolyamfelelős létrehozza a tanfolyam leírását a főtitkártól kért űrlapon.
c) A tanfolyamfelelős a tanfolyam tervét – a főtitkárral egyeztetett időpontban – bemutatja a vezetőségnek.
d) A vezetőség a Szenátus elé viszi a tanfolyam létesítésének kérelmét.
e) A Szenátus jóváhagyását követően a tanfolyamfelelős a gazdasági igazgatóval egyeztet a tanfolyam pénzügyi tervéről: a részvételi díjról és a tanfolyami oktatók óradíjáról.
2. § Tanfolyam indítása
(1) A tanfolyamokat minden évben a vezetőség engedélyével lehet indítani.
(2) Az indítási kérelmet a tanfolyam tervezett kezdési ideje előtt az alábbi határidővel szükséges benyújtani a Főtitkáron keresztül a vezetőségnek:
a) Az őszi félévben indítani kívánt tanfolyam indítási kérelmének benyújtási határideje: április 30.
b) A tavaszi félévben indítani kívánt tanfolyam indítási kérelmének benyújtási határideje: november 30.
(3) A tanfolyam indításának folyamata a következő:
a) A tanfolyamfelelős – a főtitkárral egyeztetett időpontban – benyújtja a tanfolyamindítási kérelmet a vezetőséghez a főtitkártól kért űrlapon.
b) A vezetőségi döntést követően a főtitkár 5 napon belül értesíti a tanfolyamfelelőst és a képzési referenst a határozatról.
3. § Tanfolyamszervezés
(1) A vezetőség engedélyét követően 15 munkanapon belül a képzési referens megbeszélést hív össze, amelyen a tanfolyam szervezésében érintett szervezeti egységek (kommunikáció, Gazdasági Osztály) munkatársai, illetve a tanfolyamfelelős a tanfolyam szervezésének összehangolása érdekében meghatározzák az alábbiakat:
a) a tanfolyam indításának és a jelentkezési határidőnek a dátumát,
b) a jelentkezési űrlap és a minőségbiztosítási kérdőív tartalmát,
c) a szükséges tárgyi feltételek (terem, informatikai és egyéb eszközök) biztosítását,
d) a befizetések és a számlakiállítás rendjét,
e) az oktatók kifizetésének rendjét.
(2) A kommunikációs munkatárs a tanfolyam indulása előtt 3 hónappal elkészíti a reklámanyagokat és meghirdeti a tanfolyamot a Főiskola hirdetési felületein.
(3) A képzési referens
a) a jelentkezési határidő másnapján tájékoztatja a tanfolyamfelelőst, és az érintett szervezeti egységek munkatársait a jelentkezők létszámáról és a tanfolyam indulásáról,
b) elegendő jelentkező esetén tájékoztató e-mailt küld a tanfolyam résztvevőinek a képzés indulásáról és a tanfolyammal kapcsolatos egyéb tudnivalókról (képzés órarendje, teremszám, csoportbeosztás, képzési szerződés, díjbefizetés, számlakiadás),
c) egyeztet a Gazdasági Osztály munkatársaival a befizetésekről, számlákról és szükség esetén megadja az oktatók elérhetőségét és oktatási adatait a szerződéskötéshez a Gazdasági Osztálynak,
d) elvégzi a szükséges adminisztrációs jelentéseket a Felnőttképzési Akkreditációs Rendszerben és a Pedagógus-továbbképzési Információs Rendszerben,
e) biztosítja a tanfolyam elindulásához szükséges tárgyi feltételek, valamint a dokumentáció (képzési szerződés, jelenléti ív) meglétét,
f) folyamatosan egyeztet a tanfolyamfelelőssel és az érintett szervezeti egységek munkatársaival,
g) a tanfolyam végén – a tanfolyamfelelős tájékoztatása alapján – kiállítja a tanúsítványokat, valamint
h) eljuttatja a tanfolyamfelelős által az oktatók munkavégzéséről kiállított teljesítési igazolást a Gazdasági Osztálynak.
(4) A Gazdasági Osztály munkatársai
a) a tanfolyam indulását követő 10 napon belül elkészítik és kiküldik az oktatók szerződését,
b) nyomon követik a jelentkezők befizetéseit a képzési referenssel együttműködve,
c) kiállítják a tanfolyam résztvevői számára a befizetésekről szóló számlákat,
d) a tanfolyam végén, az oktatók által aláírt szerződés visszaérkezte után – a tanfolyamfelelős által kiállított teljesítési igazolás alapján – kifizetik az oktatók megbízási díját.
(5) A tanfolyamfelelős
a) a tanfolyam folyamatában összefogja, majd a tanfolyam végén a képzési referensnek átadja a tanfolyam oktatási adminisztrációs dokumentumait (továbbképzési napló, jelenléti ív, jegyzőkönyv a záróértékelésről),
b) a tanfolyam utolsó alkalmán – az Oktatási Hivatal által kiadott minőségbiztosítási szempontok szerint – visszajelzést kér a résztvevőktől, amelynek összefoglaló riportját a tanfolyam végét követő 10 napon belül eljuttatja a képzési referensnek,
c) a tanfolyam végén – az oktatókkal egyeztetve – tájékoztatja a képzési referenst a tanfolyamot sikeresen elvégző résztvevőkről,
d) a tanfolyam utolsó alkalmát követő 5 napon belül kiállítja a tanfolyami oktatók munkájáról a teljesítési igazolást és eljuttatja a képzési referensnek.
(6) Az oktatók
a) a tanfolyamfelelőssel való egyeztetés után – a Gazdasági Osztály megkeresésére – megküldik a szerződéskötéshez szükséges személyes adataikat a Gazdasági Osztály munkatársainak,
b) az tanfolyam elindulása után megtartják óráikat,
c) az esetleges akadályoztatást és az órák pótlását időben egyeztetik a tanfolyamfelelőssel,
d) eleget tesznek adminisztratív kötelezettségeinek (jelenléti ív és továbbképzési napló vezetése),
e) a tanfolyam végéig visszaküldik a Gazdasági Osztálynak az aláírt megbízási szerződést,
f) a tanfolyam végén egyeztetnek a tanfolyamfelelőssel a sikeresen végzett résztvevőkről.
4. § A jelen utasítás 2024. június 10-én lép hatályba.
Dr. Fehérváry Örs Jákó
rektor