Eljárásrend

2/2026. (IV.27.) számú rektori utasítás
az Erasmus Programon belüli külföldi partnerkeresés eljárásrendjéről

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében adott felhatalmazás alapján az alábbi módon rendelkezem az Erasmus Programon belüli külföldi partnerkeresés eljárásrendjéről. 

1. § Az Erasmus Program szabályzata szerint sem az Európán belüli (KA131-es), sem az Európán kívüli (KA171-es) projektekhez kapcsolódó, a tervezett intézményközi szerződést megelőző partnerkeresést, kapcsolatépítést (érdeklődő látogatás költségeinek fedezését) nem lehet a programidőszakokra támogatásként kapott szervezési költségből fedezni. 

2. § (1) A jogszerű eljárás követelménye szerint abban az esetben, ha a Főiskola valamelyik szervezeti egysége vagy annak oktatója, munkatársa – intézményi együttműködés céljából – valamelyik külföldi intézménnyel partneri kapcsolat létesítését szeretné javasolni, akkor szándékát a rektor [at] sapientia.hu e-mail címre, a rektornak elküldött elektronikus levélben kell jeleznie.
(2) Az (1) pontban megnevezett javaslatot a rektor engedélyezi.
(3) A rektori engedély birtokában az intézményi együttműködést az alábbi két módon lehet előkészíteni:
a) amennyiben a Főiskola oktatója, munkatársa a célintézményben egy esetlegesen korábban megismert külföldi munkatárs támogatásával szeretné kezdeményezni a kapcsolatépítést, akkor első lépésben e-mailen keresztül kell vele kapcsolatba lépnie és mint a leendő partnerintézmény összekötő személyéhez eljuttatnia hozzá elektronikus úton a Főiskola bemutatkozó anyagát és a partnerség tervét,
b) amennyiben nincs személyes kapcsolata a Főiskola partnerséget javasló oktatójának, munkatársának a kiválasztott partnerintézményben, akkor vagy felveszi személyesen e-mailben a kapcsolatot a külföldi intézmény megfelelő egységével (tanszék, intézet), vagy pedig jelzi a Főiskola Külkapcsolatfejlesztési Munkacsoportjának a partnerségi tervet, majd ezt követően a Munkacsoport megbízásából az Erasmus-koordinátor e-mailben felveszi a kapcsolatot a leendő partnerintézmény külügyi kapcsolatokért felelős munkatársával. 

3. § Ha kölcsönössé válik a partnerség igénye, azaz a megkeresett intézmény vezetése is kész a Főiskolánkkal való együttműködésre, a Főiskola Szenátusa elé terjeszthető a partneri kapcsolatfelvétel javaslata jóváhagyásra. 

4. § Amennyiben a Főiskola stratégiai céljaihoz illeszkedik a javasolt partnerség, és a Szenátus támogatja a szerződéskötést, a szenátusi jóváhagyás után a Főiskola Erasmus-koordinátora felveszi a kapcsolatot a leendő partnerintézmény külügyekkel megbízott munkatársával és kezdeményezi az intézményközi szerződés megkötését. 

5. § (1) A Sapientia Főiskola bármely oktatója vagy munkatársa számára csak a partnerintézménnyel megkötött intézményközi szerződés létrejötte után van lehetőség a partnerintézmény meglátogatására az adott partnerintézménybe irányuló, hivatalosan megpályázott és elnyert mobilitás keretében.
(2) Minden más, az Erasmus oktatói vagy munkatársi személyzeti mobilitáson kívüli külföldi kapcsolatépítési célra irányuló, Európán belüli vagy kívüli intézménylátogatás anyagi költségei a Főiskola Erasmus-projektjeiből nem fizethetők ki.

Dr. Bagyinszki Péter Ágoston
rektor 

1/2026. (IV.27.) számú rektori utasítás
a rendezvények befogadásának és a termek bérlésének rendjéről

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében adott felhatalmazás alapján az alábbi módon rendelkezem a rendezvények befogadásának és a termek bérlésének rendjéről: 

Általános információk

1. § A Főiskolán elsősorban az alábbi jellegű rendezvények tarthatók:

• a) Hallgatói Önkormányzat programjai,
• b) konferenciák,
• c) könyvbemutatók,
• d) kiállítások,
• e) műhelybeszélgetések,
• f) találkozók,
• g) tanulmányi versenyek,
• h) tréningek,
• i) vendégelőadások,
• j) workshopok.

2. § A teremigénylés bejelentése:
(1) A teremigénylési szándékot a teremberles [at] sapientia.hu e-mail címre elküldött elektronikus levélben kell kérelmezni.
(2) A levélben szerepelnie kell az alábbiaknak:
a) a szervező neve,
b) a szervező elérhetőségei,
c) a rendezvény rövid ismertetése,
d) a rendezvény időpontja (pontos kezdési és záró időpont; naptári nap, óra, perc),
e) az előkészület és a levonulás időtartama,
f) a résztvevők tervezett létszáma,
g) az igényelt termek száma,
h) az igényelt technikai berendezések,
i) az esetlegesen meghívni kívánt sajtóorgánumok.
(3) A teremberles [at] sapientia.hu e-mail címre megküldött igény beérkezése után a Tanulmányi Osztály munkatársa a teremberles [at] sapientia.hu e-mail címre tájékoztatást ad arról, hogy a kért terem kiadható-e a kért időpontban, lefoglalja a termet a nyilvántartásban, és az igénylő véglegesítő válaszának beérkezéséig „várható igény” bejegyzést tesz a nyilvántartásban.
(4) Térítésmentes rendezvények megtartásához a rektor engedélye szükséges, egyéb rendezvényeket a gazdasági igazgató engedélyez.

3. § (1) A teremigénylés technikai feltételei:
a) a Főiskola korlátozott szolgáltatásokat tud nyújtani,
b) a Főiskola csak az oktatási rendhez igazodva tud termet biztosítani,
c) a termek használata az oktatáshoz berendezett formában lehetséges,
d) a teremigény időtartamának megadásakor, a programhoz kapcsolódó elő- és utómunkálatok (például előkészületek, korábbi érkezés, be- és kipakolás) idejét is bele kell számolni, mert a Főiskola területét és a termeket csak a foglalásban rögzített időpontok között van lehetőség használni.
(2) A teremhasználó kérhet előzetes helyszíni szemlét, amelyen a gazdasági igazgató eltérő döntése hiányában a teremhasználat jellegétől függően az alábbi munkatársak egyike vesz részt:
a) rendezvényszervező munkatárs,
b) a Gazdasági Osztály munkatársa,
c) gondnok, valamint szükség esetén
d) az informatikai szolgáltató egyik munkatársa,
(3) Az informatikai támogatás és közreműködés külön térítésköteles,
a) a termekben található laptop, hangosítás a jogi felelősség vállalása mellett díjmentesen használható (A használat módját leírás tartalmazza.),
b) további igény esetén (például betanítás, folyamatos közreműködés), külön egyeztetés szükséges az informatikai szolgáltatóval az eszkoz [at] sapientia.hu címen a szolgáltatás időtartamáról, díjazásáról (Az egyeztetett díj a szerződésben külön feltüntetésre kerül.),
(4) Catering szolgáltatásról a teremhasználónak kell gondoskodnia.
a) a catering elhelyezéséről az előzetes egyeztetések során kell megállapodni,
b) az „üzemi területet” a levonuláskor eredeti állapotban (tisztán, hulladékmentesen) kell hagyni,
c) a Díszteremben étkezésre nincs lehetőség. (5) A Főiskola nem rendelkezik parkolóval, ezért díjmentes parkolásra nincs lehetőség.  Üzleti jellegű terembérlés.

4. § (1) Az üzleti jellegű terembérlés
a) külső szervezet, intézmény megkeresésére,
b) térítés ellenében,
c) egyéb szolgáltatások nélküli,
d) kizárólag a terem használatára irányuló terembérbeadás.
(2) Az üzleti jellegű terembérlést a gazdasági igazgató engedélyezi.
(3) A teremigénylőnek a Gazdasági Osztály munkatársa küld visszajelzést a teremigénylés befogadásáról vagy elutasításáról.

5. § (1) Befogadás esetén a Gazdasági Osztály munkatársa értesíti az igénylőt a lehetőségekről, és a teremigénylési lapon (a rektori utasítás 1. számú melléklete) bekéri a teremhasználathoz kapcsolódó, a 3. § (2) bekezdésben meghatározott adatokon felüli, további információt:
a) informatikai eszközigény (projektor, laptop, wifi),
b) informatikai közreműködés biztosítása,
c) lift használata,
d) áruszállítás lehetősége.
(2) A gazdasági igazgató, vagy a vele történt egyeztetés után a Gazdasági Osztály munkatársa árajánlatot ad a bérlő által benyújtott, pontosan kitöltött teremigénylési lapon meghatározott igények alapján.
(3) A bérlő véglegesítő válasza után a Gazdasági Osztály munkatársa jelzi a Tanulmányi Osztály munkatársának, hogy a bérlés megvalósul-e, ami alapján a Tanulmányi Osztály munkatársa véglegesíti vagy törli a nyilvántartásban a foglalást.
(4) A szerződéskötés menete:
a) a Gazdasági Osztály munkatársa elkészíti a szerződést,
b) a gazdasági igazgató megköti a bérleti szerződést a bérlővel,
c) a bérleti szerződés bérlő általi aláírását követően a Gazdasági Osztály munkatársa kiállítja és átadja a számlát a bérlő részére.
(5) A terembérlés időbeli feltételei:
a) a gazdasági igazgató egyedi engedélyének hiányában akkor van mód a bérlésre, ha legalább 20 nappal a bérlés időpontja előtt – a bérlő részéről aláírtan – a Főiskola rendelkezésére áll a bérleti szerződés, és legalább 14 nappal a bérlés előtt a Főiskola számlájára beérkezik a bérleti díj,
b) a szerződött és kifizetett bérlést jogérvényesen csak írásban lehet lemondani,
c) a bérlés lemondása esetén a Főiskola a bérléshez kapcsolódó ügyintézési díjat számol fel

• a. a bérlés előtt 10 és 6 munkanap között történő lemondás esetén a bérleti díj 20%-át, de legalább 15.000.- Ft-ot,
• b. a bérlés előtt 5 vagy kevesebb munkanappal történő lemondás esetén a bérleti díj 40%-át, de legalább 30.000.- Ft-ot,

d) az ügyintézési díjat a bérbeadó a megfizetett bérleti díjból levonhatja, illetve jogosult követelni a bérlőtől,
e) az elfogadott és aláírt szerződés utólagos módosítására, újabb igény bejelentésére nincs lehetőség.
(6) Az Auditorium Maximum bérlése esetén a Tanulmányi Osztály munkatársa a bérlés időpontjára szükséges légkeringetést kér a piarista épületüzemeltetési csoporttól.  Főiskolai külső teremigénylés

6. § (1) A főiskolai külső teremigénylés
a) külső szervezet, intézmény megkeresésére,
b) a Főiskola társszervezésében megvalósuló rendezvényhez,
c) ingyenesen vagy térítés ellenében,
d) egyéb szolgáltatások biztosításával történő teremfoglalás.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott teremigénylést a rektor engedélyezi és dönt a térítési feltételekről.
(3) A teremigénylés befogadásáról vagy elutasításáról a teremigénylőnek
a) térítéses terembérlés esetén a Gazdasági Osztály,
b) ingyenes teremfoglalás esetén a rendezvényszervező munkatárs küld visszajelzést.
(4) Térítéses terembérlés esetén az 5. § (1)–(4) bekezdése lép érvénybe.
(5) A rendezvény szervezésével és hirdetésével kapcsolatos segítségkérés ügyében a kommunikacio [at] sapientia.hu e-mail címre kell írni.  Főiskolai belső teremigénylés

8. § (1) A főiskolai belső teremigénylés
a) belső szervezeti egység, oktató, munkatárs vagy hallgató megkeresésére,
b) a Főiskola saját szervezésében megvalósuló rendezvényhez
történő teremfoglalás.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott teremigénylést a rektor engedélyezi.
(3) A teremigénylés befogadásáról vagy elutasításáról a rendezvényszervező munkatárs visszajelzést küld a teremigénylőnek és tájékoztatja a Gazdasági Osztályt.
(4) A rendezvény hirdetésével és szervezésével kapcsolatos segítségkérés ügyében a kommunikacio [at] sapientia.hu e-mail címre kell írni.

Dr. Bagyinszki Péter Ágoston OFM
rektor 

6/2025. (XI.17.) számú rektori utasítás a tanszékek és intézetek működési rendjéről

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében adott felhatalmazás alapján a tanszékek és intézetek működési rendjével kapcsolatban – a Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata I. Könyv Szervezeti és Működési Rendjében (a továbbiakban: SzMSz I. Könyv) megfogalmazottakat kiemelve – az alábbiakat rendelem el:

1. § A tanszékek és intézetek a Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata I. Könyv Szervezeti és Működési Rend 1.5.2.1. § szerint a Főiskola oktatási és tudományos kutatási szervezeti egységei, így költségvetésük a Főiskola költségvetésének része.

SzMSz I. Könyv 1.6.4.1. § (1) A Főiskola költségvetés és elszámolás alapján működik.
(2) A költségvetést a szenátusi határozat után, a Fenntartói Konferencia hagyja jóvá.
(3) Főiskola jóváhagyott költségvetésének forrásai:
a)    költségvetési támogatás,
b)    saját bevételek,
c)    fenntartói támogatás,
d)    pályázati támogatás.
(4)  A Főiskola a hatályos vonatkozó jogszabályokban – a Főiskola alaptevékenységeit (oktatást, kutatást) figyelembe véve – s a jelen szakasz különleges előírásai szerint tervezi és hajtja végre költségvetését.
(5) A költségvetés tervezése során az alábbi különleges előírásokat kell figyelembe venni:
a)    a gazdasági igazgató a költségvetés tervezése során figyelembe veszi az egyes tanszékek, intézetek, illetve más szervezeti egységek (a továbbiakban: szervezeti egységek) által előzetesen benyújtott, a következő költségvetési évre szóló költségtervet,
b)    a gazdasági igazgató a szükséges egyeztetéseket követően elkészíti a következő évi, szakmailag és számszakilag megalapozott költségvetési javaslatot, amelyet a Szenátus fogad el,
c)    a gazdasági igazgató az intézményi költségvetés Szenátus általi elfogadását követően tájékoztatja a szervezeti egységeket az intézményi költségvetés adott szervezeti egységére jutó tételéről,
d)    elfogadás után a rektor a költségvetést felterjeszti a Fenntartói Konferenciához jóváhagyásra,
e)    a szervezeti egységek előirányzatainak módosítása a gazdasági igazgató hatásköre.
(6) A költségvetés végrehajtását a gazdálkodásra vonatkozó kontrolling keretében kell folyamatosan figyelemmel kísérni.
(7) A rektor a pénzügyi kötelezettségvállalások tekintetében is önállóan jogosult eljárni a Főiskola képviselőjeként.

2. § A SzMSz I. Könyvben meghatározottak értelmében a tanszékek és intézetek alaptevékenységét a Főiskola költségvetése fedezi, amelynek területei:
(1) a humánerőforrás – oktatók és munkatársak – finanszírozása, melynek folyamatát az 5/2025. (XI.17.) rektori utasítás szabályozza, 
(2) a tanszékek és intézetek irodaszer-ellátása; a felmerülő igényeket negyedéves rendszerességgel a Könyvtár gyűjti össze, majd ezt követően gondoskodik a beszerzésről
(3) a tanszékek és intézetek működésével kapcsolatos eseti beszerzések, melyeket a gazdasági igazgató engedélyez, valamint
(4) a tanszékek és intézetek közösségi életét támogató kiadások, melyeknek forrása a tárgyév elején, a rektor által – a költségvetési tervet figyelembe véve – meghatározott keret.

3. § Amennyiben egy tanszék vagy intézet pályázatot tervez benyújtani, a gazdasági kötelezettségvállalást eredményező folyamatok eljárási rendjéről szóló 3/2025. (VI.02.) számú rektori utasításban meghatározottak szerint kell eljárni.

Budapest, 2025. november 17.

Dr. Bagyinszki Péter Ágoston OFM rektor

5/2025. (XI.17.) számú rektori utasítás az óraadó oktatók szerződtetési és kifizetési rendjéről

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében adott felhatalmazás alapján az alábbiakról rendelkezem az oktatók szerződtetési rendjéről:

A tanév előkészítése
1. § Az oktatók szerződtetésének folyamata a vonatkozó tanévet megelőző tanév őszi félévében kezdődik – a tanév tanulmányi előkészítéséhez kapcsolódva – az alábbiak alapján:
(1) a szenátus minden év október közepéig döntést hoz a következő tanévben meghirdetendő képzésekről,
(2) a tanszék- és intézetvezetők, valamint a szak- és tárgyfelelősök november végéig felülvizsgálják az egyes képzések mintatanterveit,
(3) a szenátus decemberben döntést hoz a mintatantervi változásokról,
(4) január 31-ig a hatályos mintatantervek alapján a tanulmányi osztályvezető összeállítja a következő tanév kurzuslistáját – képzésekre és tanszékekre bontva.

Az oktatók felkérése
2. § Az 1. §-ban leírt folyamattal párhuzamosan
(1) november folyamán – közvetlenül az oktatói értékelési eljárás után – a főtitkár kimutatást készít az oktatói állományról, amelyet a vezetőség áttekint, és a rektor jóváhagy,
(2) február 15-ig a tanulmányi osztályvezető javaslatot tesz a tanszék- és intézetvezetőknek, valamint a szakfelelősöknek az egyes kurzusok oktatóinak személyére,
(3) március 15-ig a tanszék- és intézetvezetők, valamint a szakfelelősök visszajeleznek az egyes kurzusokat tartó oktatók személyéről,
(4) amennyiben új oktató felkérése válik szükségessé, a tanszék- és intézetvezetők egyeztetnek a rektorral az új oktató személyéről,
(5) amennyiben a (4) bekezdés az éves költségben tervezetthez képest többletkiadást eredményezne, be kell vonni a döntésbe a gazdaság igazgatót,
(6) április 30-ig a tanulmányi osztályvezető a rektor nevében felkéri a következő tanévre az oktatókat.

A szerződéskötés folyamata
3. § (1) A Főiskola az óraadó oktatóval a szerződést egy tanévre köti:
a) alapesetben természetes személlyel megbízási szerződést,
b) az oktató külön kérésére vállalkozási szerződést,
c) rendi oktatók esetében az érintett szerzetesrenddel diszponálási megállapodást.
(2) Az óraadó oktató díjazása minden szerződéstípus esetében a szerződéskötéskor hatályban lévő, bruttó oktatói díjakat meghatározó rektori utasítás alapján történik.
(3) A szerződés az alábbi oktatói tevékenységekre vonatkozhat:
a) óradíj,
b) vizsgáztatási díj:

•  kollokvium,
• témavezetés,
• opponensi véleményezés,
•  portfólió-referátum témavezetése,
• záróvizsgáztatás,
• záróvizsga-elnökség,

c) felvételiztetési díj.

5. § (1) A tanulmányi osztályvezető a 2.§ (6) bekezdése szerint kiküldött felkérések alapján május 15-ig tájékoztatja a Gazdasági Osztályt a szerződéskötéshez szükséges adatok megadásával a következő tanév oktatóiról.
(2) A Gazdasági Osztály munkatársai elektronikus úton megküldik a szerződéseket a következő tanévre vonatkozóan az (1) bekezdés szerint megadott oktatóknak június 30-ig.
(3) Az oktatók a szerződés 3 eredeti, hagyományosan kék tintával vagy elektronikusan aláírt példányát postai úton, személyesen vagy elektronikus úton postafordultával, de legkésőbb augusztus 15-ig visszajuttatják a Gazdasági Osztály részére.
(4) A Gazdasági Osztály a rektor elé terjeszti a szerződéseket aláírásra.
(5) Az oktató munkavégzésének feltétele, hogy a tanév megkezdése előtt a rektor által aláírt, érvényes szerződéssel rendelkezzen.
(6) Rendkívüli oktatói felkérés esetén egyéni határidőkkel kell a fenti szerződéskötési folyamatot végrehajtani.

A teljesítés igazolása
4. § (1) Az oktatói munka teljesítésének igazolója a tanulmányi osztályvezető.
(2) A teljesítési igazolást a szerződéstől elkülönítve – külön lapon – kell kiállítani és aláírni.
(3) A teljesítés igazolásának folyamata a következő:
a) a tanulmányi osztályvezető elkészíti az adott félév várható oktatói óraterhelését az őszi félévben október 15-ig, a tavaszi félévben március 15-ig,
b) a tanulmányi osztályvezető oktatónként kiállítja és aláírja, majd eljuttatja a Gazdasági Osztályra a teljesíti igazolásokat az őszi félévben november 30-ig, a tavaszi félévben április 30-ig.

Pénzügyi teljesítés feltételei
5. § Az adott tanév oktatói díjainak kifizetését a Gazdasági Osztály az alábbi feltételek fennállása esetén teljesíti:
a) az oktató által aláírt, eredeti szerződésnek a 3. § (3) bekezdésében meghatározottak szerinti beérkezése,
b) a tanulmányi osztályvezető által aláírt teljesítési igazolás,
c) vállalkozói szerződés esetén az oktató által, a jogszabályi és a vonatkozó szerződésben rögzített feltételeknek megfelelően kiállított számla beérkezése.

Pénzügyi teljesítés
6. § (1) Az oktatói díj kifizetésének menete az őszi félévben:
a) óradíj kifizetése: december 23-ig,
b) felvételiztetési és vizsgadíj kifizetése: február 28-ig.
(2) Az oktatói díj kifizetésének menete a tavaszi félévben:
a) óradíj kifizetése: június 30-ig,
b) felvételiztetési és vizsgadíj kifizetése: szeptember 30-ig.

7. § A rektori utasítás 2025. december 1-én lép hatályba.

Budapest, 2025. november 17.
Dr. Bagyinszki Péter Ágoston OFM rektor

3/2025. (VI.02.) számú rektori utasítás
a gazdasági kötelezettségvállalást eredményező folyamatok eljárási rendjéről

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében adott felhatalmazás alapján az alábbiakról rendelkezem a gazdasági kötelezettségvállalást eredményező folyamatok eljárási rendjéről a saját költségvetéssel rendelkező szervezeti egységek, projektek, pályázatok számára:

Tervezés
1. § (1) A költséggazda/pályázó személy, amennyiben pályázatot kíván benyújtani, előzetesen minden esetben köteles egyeztetni a Gazdasági Osztály vezetőjével a pályázat feltételeiről.
(2) A szervezeti egység vezetője, illetve projekt, pályázat esetén annak felelőse, (a továbbiakban: költséggazda), előzetesen költségvetési tervet készít:
    a) az adott tevékenységhez kapcsolódóan,
    b) a gazdasági igazgatóval egyeztetett keretösszeget figyelembe véve,
    c) a felhasználás típusainak megfelelően a szükséges mélységig lebontva.
(3) Az előzetesen egyeztetett költségvetési tervet a költséggazda és a gazdasági igazgató együttesen terjeszti a rektor elé jóváhagyásra.
(4) Az költségvetési tervnek elektronikusan elérhetőnek kell lennie a Gazdasági Osztály számára.

Felhasználás
2. § (1) A rektor által jóváhagyott költségvetés alapján a költséggazda dönt a tervben rögzített keretösszegek felhasználásáról az alábbi módon:
    a) a felhasználás kapcsolódjon a tervben rögzített célhoz,
    b) az elfogadott tervben jóváhagyott összeg nyújtson fedezetet a felhasználás céljára,
    c) a felhasználás mindenben feleljen meg a jogszabályi előírásoknak és a Főiskola szabályainak és rendelkezéseinek.
(2) Amennyiben a terv adott sora már nem nyújt fedezetet az adott típusú felhasználáshoz, de a teljes összeg túllépése nélkül, belső átcsoportosítással megoldható a fedezet, úgy erre a költséggazda írásban tehet javaslatot, és a gazdasági igazgató jóváhagyása esetén a módosítás a tervben átvezetésre kerül.
(3) Amennyiben a kifizetéshez a teljes keretösszeg módosítására lenne szükség, ehhez azt a gazdasági igazgató támogató előterjesztése esetén – a Szervezeti és Működési Szabályzat I. Könyv (Szervezeti és Működési Rend) 1.2.6.2. § (2) bekezdésének megfelelően – a rektor írásbeli engedélye szükséges.
(4) A – Gazdasági Osztály és költséggazda által – közösen használt felületen a költséggazda (vagy az általa megbízott munkatárs) minden tervezett kifizetést rögzít a terv adott sorához.
(5) A Gazdasági Osztály kifizetést akkor teljesíthet, ha a tervtáblában ellenőrizte a 2. § (1) bekezdés rögzített feltételek teljesülését.
(6) A kifizetés dátumát a Gazdasági Osztály rögzíti a tervtáblában.

Pénzügyi teljesítés feltételei
3. § (1) A szervezeti egység részéről, valamint a projekt vagy pályázat során kötendő szerződések – a Szervezeti és Működési Szabályzat I. Könyv (Szervezeti és Működési Rend) 1.2.6.2. § (1) bekezdés q pontjának megfelelően – csak a gazdasági igazgató előzetes ellenjegyzése után terjeszthetők a rektor elé aláírásra.
(2) A szerződésnek mindig tartalmaznia kell
    a) a kifizetési tétel költségvetési tervben meghatározott költségvetési sorának meghatározását,
    b) a teljesítés ellenőrzőjének és igazolójának nevét.
(3) A teljesítés igazolója mindig a költséggazda.
(4) A teljesítési igazolást a szerződéstől elkülönítve – külön lapon –, továbbá a teljesítés megtörténtével kell kiállítani és aláírni.
(5) A költséggazda által a számlára rá kell vezetni
    a) a gazdasági folyamat, projekt vagy pályázat nevét, valamint
    b) a kifizetési tétel költségvetési tervben meghatározott költségvetési sorának számát.
(6) A szerződést, a teljesítési igazolást és a számlát együtt kell eljuttatni a Gazdasági Osztályhoz.

Pályázat elszámolása
4. § (1) A gazdasági folyamat végső elszámolását a költséggazda, vagy az általa megbízott személy végzi.
(2) A lezárt pályázati elszámolás postázását követően a postai tértivevényt és a benyújtott elszámolás 1 eredeti példányát át kell adni a Gazdasági Osztálynak.

Budapest, 2025. június 2.

Dr. Fehérváry Örs Jákó OSB
rektor

2/2025. (V.12.) számú rektori utasítás
a Rektori Titkárság működési rendjéről

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében adott felhatalmazás, valamint az elmúlt hónapok tapasztalatai alapján a Rektori Titkárság és a Tanulmányi Osztály, illetve a főtitkár számára nyugodtabb munkakörülmények, illetve a hatékonyabb működés biztosítása érdekében a következők megtartását kérem:

1. A Rektori Titkárság csak a helyiség saját ajtaján keresztül közelíthető meg (II. emelet 204. szoba). A Tanulmányi Osztályon és a főtitkári szobán keresztül áthaladva nem.
2. A főtitkárhoz a Tanulmányi Osztályon keresztül lehet bejutni.
3. A Rektori Titkárság 2025. április 15-től az alábbi nyitvatartási időben kereshető fel:
   1. hétfő: 10:00-15:00
   2. kedd: 10:00-15:00
   3. szerda: zárva
   4. csütörtök: 10:00-15:00
   5. péntek: 10:00-13:00
4. A nyitvatartási időn kívüli ügyintézés a titkarsag [at] sapientia.hu email címen lehetséges, Zsuppán Monika rektori asszisztens megszólításával.
5. A dokumentumok nyitvatartási időn kívüli benyújtási módja:
   1. a Rektori Titkárság bejárata mellett, a baloldali falon elhelyezett postaládában,
   2. kizárólag a feladó nevével ellátott, zárt borítékban.
   3. A Tanulmányi Osztályt és a Gazdasági Osztályt érintő iratokat nem a Rektori Titkárság postaládájában, hanem az érintett szervezeti egység ajtaja melletti postaládában kell elhelyezni.
6. A dokumentumok nyitvatartási időn kívüli átvételi módja a Titkárságtól:
   1. érintett szervezeti egység porta mellett található postaládájában, vagy
   2. előre egyeztetett időpontban.
7. A Tanulmányi Osztály munkatársai nem vehetnek át és nem adhatnak át a Rektori Titkárságot érintő küldeményt.
8. A Rektori Titkárságon érzékeny adatokat tartalmazó dokumentumokat tárolunk, ezért a rektor és a rektori asszisztens távollétében a helyiségbe belépni és ott tartózkodni tilos.
9. A Rektori Titkárságon található színes nyomtatót kihelyeztük a folyosóra, amelyet csak az arra jogosultak használhatnak kóddal.
10. Az oktatók és munkatársak kávéfőzésre és ételmelegítésre alapvetően a III. és V. emeleten számukra kialakított konyhát használhatják, ugyanakkor az ügyintézésre odaérkezőket egy kávéra továbbra is szívesen látjuk.
11. Amennyiben szükség van rá, ásványvizet a továbbiakban nem a Rektori Titkárságról, hanem a Gazdasági Osztálytól igényelhetnek.

Budapest, 2025. május 12.

Dr. Fehérváry Örs Jákó OSB
rektor
 

2/2024. (VI.10.) számú rektori utasítás
a tanfolyamok szervezéséről

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola SzMSz-ének 1.2.4.3. § (1) bekezdés a) pontjára hivatkozással az alábbi módon rendelkezem a Főiskolán meghirdetendő tanfolyamok szervezéséről.

1. § Tanfolyam létesítése
(1) Új tanfolyamot az SzMSz 1.2.3.2. § (1) bekezdés m) pontja alapján csak a Szenátus jóváhagyásával lehet létesíteni.
(2) A létesítési kérelmet a tanfolyam tervezett kezdési ideje előtt az alábbi határidővel szükséges benyújtani a Főtitkáron keresztül a vezetőségnek:

     a) Az őszi félévben indítani kívánt tanfolyam létesítési kérelmének benyújtási határideje: március 31.
     b) A tavaszi félévben indítani kívánt tanfolyam létesítési kérelmének benyújtási határideje: október 31.

(3) A tanfolyam létesítésének folyamata a következő:

     a) A tanfolyam létesítési kérelmét a vezetőséghez szükséges benyújtani.
     b) A tanfolyamfelelős létrehozza a tanfolyam leírását a főtitkártól kért űrlapon.
     c) A tanfolyamfelelős a tanfolyam tervét – a főtitkárral egyeztetett időpontban – bemutatja a vezetőségnek.
     d) A vezetőség a Szenátus elé viszi a tanfolyam létesítésének kérelmét.
      e) A Szenátus jóváhagyását követően a tanfolyamfelelős a gazdasági igazgatóval egyeztet a tanfolyam pénzügyi tervéről: a részvételi díjról és a tanfolyami oktatók óradíjáról.

2. § Tanfolyam indítása
(1) A tanfolyamokat minden évben a vezetőség engedélyével lehet indítani.
(2) Az indítási kérelmet a tanfolyam tervezett kezdési ideje előtt az alábbi határidővel szükséges benyújtani a Főtitkáron keresztül a vezetőségnek:

     a) Az őszi félévben indítani kívánt tanfolyam indítási kérelmének benyújtási határideje: április 30.
     b) A tavaszi félévben indítani kívánt tanfolyam indítási kérelmének benyújtási határideje: november 30.

(3) A tanfolyam indításának folyamata a következő:

     a) A tanfolyamfelelős – a főtitkárral egyeztetett időpontban – benyújtja a tanfolyamindítási kérelmet a vezetőséghez a főtitkártól kért űrlapon.
     b) A vezetőségi döntést követően a főtitkár 5 napon belül értesíti a tanfolyamfelelőst és a képzési referenst a határozatról.

3. § Tanfolyamszervezés
(1) A vezetőség engedélyét követően 15 munkanapon belül a képzési referens megbeszélést hív össze, amelyen a tanfolyam szervezésében érintett szervezeti egységek (kommunikáció, Gazdasági Osztály) munkatársai, illetve a tanfolyamfelelős a tanfolyam szervezésének összehangolása érdekében meghatározzák az alábbiakat:

     a) a tanfolyam indításának és a jelentkezési határidőnek a dátumát,
     b) a jelentkezési űrlap és a minőségbiztosítási kérdőív tartalmát,
     c) a szükséges tárgyi feltételek (terem, informatikai és egyéb eszközök) biztosítását,
     d) a befizetések és a számlakiállítás rendjét,
     e) az oktatók kifizetésének rendjét.

(2) A kommunikációs munkatárs a tanfolyam indulása előtt 3 hónappal elkészíti a reklámanyagokat és meghirdeti a tanfolyamot a Főiskola hirdetési felületein.

(3) A képzési referens

     a) a jelentkezési határidő másnapján tájékoztatja a tanfolyamfelelőst, és az érintett szervezeti egységek munkatársait a jelentkezők létszámáról és a tanfolyam indulásáról,
     b) elegendő jelentkező esetén tájékoztató e-mailt küld a tanfolyam résztvevőinek a képzés indulásáról és a tanfolyammal kapcsolatos egyéb tudnivalókról (képzés órarendje, teremszám, csoportbeosztás, képzési szerződés, díjbefizetés, számlakiadás),
     c) egyeztet a Gazdasági Osztály munkatársaival a befizetésekről, számlákról és szükség esetén megadja az oktatók elérhetőségét és oktatási adatait a szerződéskötéshez a Gazdasági Osztálynak,
     d) elvégzi a szükséges adminisztrációs jelentéseket a Felnőttképzési Akkreditációs Rendszerben és a Pedagógus-továbbképzési Információs Rendszerben,
     e) biztosítja a tanfolyam elindulásához szükséges tárgyi feltételek, valamint a dokumentáció (képzési szerződés, jelenléti ív) meglétét,
     f) folyamatosan egyeztet a tanfolyamfelelőssel és az érintett szervezeti egységek munkatársaival,
     g) a tanfolyam végén – a tanfolyamfelelős tájékoztatása alapján – kiállítja a tanúsítványokat, valamint
     h) eljuttatja a tanfolyamfelelős által az oktatók munkavégzéséről kiállított teljesítési igazolást a Gazdasági Osztálynak.

(4) A Gazdasági Osztály munkatársai

     a) a tanfolyam indulását követő 10 napon belül elkészítik és kiküldik az oktatók szerződését,
     b) nyomon követik a jelentkezők befizetéseit a képzési referenssel együttműködve,
     c) kiállítják a tanfolyam résztvevői számára a befizetésekről szóló számlákat,
     d) a tanfolyam végén, az oktatók által aláírt szerződés visszaérkezte után – a tanfolyamfelelős által kiállított teljesítési igazolás alapján – kifizetik az oktatók megbízási díját.

(5) A tanfolyamfelelős

     a) a tanfolyam folyamatában összefogja, majd a tanfolyam végén a képzési referensnek átadja a tanfolyam oktatási adminisztrációs dokumentumait (továbbképzési napló, jelenléti ív, jegyzőkönyv a záróértékelésről),
     b) a tanfolyam utolsó alkalmán – az Oktatási Hivatal által kiadott minőségbiztosítási szempontok szerint – visszajelzést kér a résztvevőktől, amelynek összefoglaló riportját a tanfolyam végét követő 10 napon belül eljuttatja a képzési referensnek,
     c) a tanfolyam végén – az oktatókkal egyeztetve – tájékoztatja a képzési referenst a tanfolyamot sikeresen elvégző résztvevőkről,
     d) a tanfolyam utolsó alkalmát követő 5 napon belül kiállítja a tanfolyami oktatók munkájáról a teljesítési igazolást és eljuttatja a képzési referensnek.

(6) Az oktatók

     a) a tanfolyamfelelőssel való egyeztetés után – a Gazdasági Osztály megkeresésére – megküldik a szerződéskötéshez szükséges személyes adataikat a Gazdasági Osztály munkatársainak,
     b) az tanfolyam elindulása után megtartják óráikat,
     c) az esetleges akadályoztatást és az órák pótlását időben egyeztetik a tanfolyamfelelőssel,
     d) eleget tesznek adminisztratív kötelezettségeinek (jelenléti ív és továbbképzési napló vezetése),
     e) a tanfolyam végéig visszaküldik a Gazdasági Osztálynak az aláírt megbízási szerződést,
     f) a tanfolyam végén egyeztetnek a tanfolyamfelelőssel a sikeresen végzett résztvevőkről.

4. § A jelen utasítás 2024. június 10-én lép hatályba.

Dr. Fehérváry Örs Jákó
rektor
 

5/2022. számú (VIII.22.) rektori utasítás

a pedagógiai gyakorlatok szervezésének eljárásrendjéről

A Szervezeti és Működési Rend 1.2.4.3. § (1) a) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján az alábbiakat rendelem el:

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola az alábbi pedagógiai gyakorlatokat szervezi:

1. katekéta-lelkipásztori munkatárs alapképzés
   1. kateketikai gyakorlat,
2. teológia osztatlan mesterképzés
   1. kateketikai gyakorlat,
3. hittanár-nevelőtanár (egy- és kétszakos) osztatlan mesterképzés
   1. pályaszocializációs gyakorlat
   2. csoportos tanítási gyakorlat,
   3. szaktárgyi tanítási gyakorlat,
   4. összefüggő egyéni iskolai gyakorlat.
4. hittanár-nevelőtanár osztott mesterképzés
   1. szaktárgyi tanítási gyakorlat,
   2. összefüggő egyéni iskolai gyakorlat.

Az adott gyakorlat célját, témáját és követelményeit a gyakorlathoz tartozó tanegységleírás tartalmazza.

A gyakorlatra a Neptunban meghirdetett kérvénnyel kell jelentkezni a gyakorlat teljesítését megelőző félévben.

Jelentkezési határidő:

• a tavaszi félévben kezdődő gyakorlatra: október 15.
• az őszi félévben kezdődő gyakorlatra: március 15.

A kérvény a Tanulmányok/Mintatanterv felületen a kiválasztott tanegységre kattintva érhető el.

A gyakorlatra történő jelentkezéskor a hallgatónak meg kell jelölnie a gyakorlat helyszínét, amelyet az érintett tanegység tanszéke jóváhagy.

A jóváhagyás után a hallgatónak 15 napon belül be kell nyújtania a tanszékre a gyakorló intézmény által kiállított befogadó nyilatkozatot.

Kivételt képeznek az alábbi esetek:

•  Az osztatlan tanárképzés pályaszocializációs és csoportos tanítási gyakorlatára történő jelentkezéskor nem kell megjelölni a gyakorlat helyszínét. E két gyakorlat esetében a Főiskola jelöli ki a gyakorlóhelyet.
• Az osztatlan teológus képzésre épülő hittanár-nevelőtanár mesterképzést kezdő hallgatónak az első félévre történő beiratkozáskor a regisztrációs időszak végéig kell jelentkeznie a szaktárgyi tanítási gyakorlatra,
• Az Erasmus+ programban részt vevő és kivételes tanulmányi rendben tanuló hallgatóra a fentektől eltérő szabályozás vonatkozhat.

A gyakorlattal kapcsolatban konkrét kérdésekkel a gyakorlatszervező munkatárshoz lehet fordulni a gyakorlatszervezes [at] sapientia.hu (gyakorlatszervezes[at]sapientia[dot]hu) címen.

A gyakorlatra történő jelentkezés határidejét elmulasztó hallgató 3.000.- Ft adminisztrációs díj ellenében a határidő utáni 15 napig élhet a pótjelentkezés lehetőségével. A pótjelentkezési időszakban az adminisztratív határidő elmulasztásáért járó díjat a Neptun automatikusan kiveti a hallgatóra.

Annak a hallgatónak, akinek az alábbi okokból meg kell ismételni a  gyakorlatszervezését,  3.000.- Ft adminisztrációs díjat kell fizetnie:

• aki a gyakorlati helyszín véglegesítését követően az alábbi határidőig nem jelzi írásban a gyakorlatszervező munkatársnak, hogy a gyakorlatát nem kezdi meg:
  • őszi félévben kezdődő gyakorlat esetén augusztus 20-ig,
  • tavaszi félév kezdődő gyakorlat esetén január 20-ig,
• aki neki felróható okból megszakítja gyakorlatát, és nem teljesíti azt az adott félévben.

Mentesül a hallgató a díjfizetési kötelezettség alól,

• ha igazolt egészségügyi ok miatt nem tudja megkezdeni a gyakorlatát vagy befejezni az elkezdett gyakorlatot,
• ha a gyakorlat teljesítésének félévéig nem tudta teljesíteni a gyakorlat megkezdéséhez szükséges tanegységi előfeltételeket.

Az adminisztrációs díjat a Tanulmányi Osztály munkatársa írja ki a Neptunban, a befizetési határidő minden esetben 30 nap.

Jelen utasítás a kihirdetése napján, 2022. augusztus 22-én lép hatályba, és visszavonásig érvényes.

2/2022. (III.7.) számú rektori utasítás a könyvértékesítésről és számlázásról szóló 2/2020. (VI.19.) számú rektori utasítás módosításáról

Jelen utasítás a Főiskola saját kiadású könyveinek, kiadványainak értékesítési folyamatát szabályozza.

A könyvértékesítés folyamatának felelőse a Könyvtár mindenkori vezetője. Feladatai:

• megvásárolható könyvek listájának összeállítása;
• az érvényesítendő egységárak meghatározása és aktualizálása a gazdasági igazgatóval egyeztetve;
• az aktuális adatok közzététele a Főiskola honlapján és szórólapokon;
• kapcsolattartás az értékesítő partnerekkel.

1. Könyvértékesítés a Főiskola épületében

A kiadványok árusítását a Könyvtár munkatársai végzik.

Az értékesített könyvek ellenértékét pénzkazettában kell gyűjteni és a bizonylatokkal együtt biztonságos, zárható helyen tárolni.

1.1. Árusítás a Könyvtár recepcióján

A kiadványok a Könyvtár nyitvatartási idejében a könyvtári recepción személyesen vásárolhatók meg 35 % kedvezménnyel.

1.2. Árusítás a Főiskola belső rendezvényein

A rendezvényeken történő könyvértékesítésről alkalmanként a Főiskola vezetősége dönt.

A Főiskola rendezvényeinek ideje alatt a könyvárusítás a rendezvény helyszínén valósul meg. A kiadványok 35 % kedvezménnyel vásárolhatók meg.

2. Könyvértékesítés a Főiskola épületén kívül

A Könyvtár vezetője tájékoztatja a Főiskola vezetőségét a Főiskola épületén kívüli (a továbbiakban: külső) könyvértékesítési alkalomra szóló meghívásról és a részvétel feltételeiről:

• helyszín;
• árusítás ideje;
• árusítás időtartama;
• árusító stand bérleti díja;
• árusításhoz szükséges humánerőforrás-szükséglet;
• előre meg nem határozott, egyéb speciális körülmények.

A külső könyvértékesítési alkalmon való aktuális részvételről a Főiskola vezetősége dönt.

2.1. Előkészítés

A külső könyvértékesítés előkészítési feladatait a Könyvtár vezetője végzi:

• egyeztetés a Főiskola érintett munkatársaival a rendezvény előtt egy hónappal;
• az árusításra szánt könyvek példányszámainak összekészítése;
• árjegyzék összeállítása;
• reklámanyag összekészítése;
• a könyvértékesítő munkatársak beosztásának elkészítése.

2.2. Árusítás

Az árusítás megszervezése a könyvtárvezető feladata. Amennyiben az árusítás nem megoldható kizárólag a Könyvtár munkatársainak bevonásával, az alábbi adminisztratív szervezeti egység munkatársai is részt vesznek a feladat elvégzésében:

• Tanulmányi Osztály;
• Kommunikáció;
• Gazdasági Osztály;
• Gondnokság.

A kiadványok eljuttatásában az árusítás külső helyszínére és a rendezvény végén vissza a Főiskolára a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.

A munkanapokon a rendes munkaidőn túlnyúló, illetve a szabadnapra eső munkavégzés ellentételezéseként a Főiskola a munkatársaknak fizetett szabadidőt biztosít.

2.3. Elszámolás;

​​​​​​​2.3.1. Napi zárás

Az árusítás során az értékesített könyvek ellenértékét pénzkazettában kell gyűjteni és a bizonylatokkal együtt biztonságos, zárható helyen tárolni.

A rendezvény minden napján záráskor az árusító munkatársnak a könyvek ellenértékét be kell hoznia a Főiskola épületébe és saját szervezeti egységének biztonságos, zárt helyén kell elhelyeznie.

A rendezvény végéig a könyvek ellenértékét el kell juttatni a Könyvtár vezetőjének.

​​​​​​​2.3.2. Rendezvény végi elszámolás

A rendezvény végső zárásakor a Könyvtár vezetője a számlatömböt, az összesítő bizonylatot (2. melléklet) a nyugtatömbbel és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra leadja a rendezvényt követő első munkanapon.

3. Könyvértékesítés értékesítési partnereken keresztül

Az értékesítési partnerekkel a Könyvtár vezetője veszi fel és tartja fenn a kapcsolatot.

Az értékesítési partnerekkel a Főiskola bizományos szerződést köt, amely tartalmazza az együttműködés szabályait.

A kiadványok eljuttatásában az értékesítő partnerekhez a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.

4. A könyvértékesítés gazdasági folyamata

A 2007. évi CXXVII. törvény előírásai szerint az adóalany köteles számlát, illetve nyugtát kibocsátani termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybe vevője részére. Az értékesített könyvek kiegyenlítése készpénzben vagy átutalással történhet, amiről a Főiskola megbízottja a vevő részére nyugtát vagy számlát bocsát ki.

A Főiskola Gazdasági Osztálya a Könyvtár részére biztosítja a számlaadási kötelezettséghez szükséges számla- és nyugtatömböket.

Mindkét nyomtatvány szigorú számadású, nyilvántartásuk a Gazdasági Osztályon történik. A Könyvtár részére a nyomtatványok átadás-átvétel formájában kerülnek átadásra (1. melléklet).

​​​​​​​4.1. Nyugta

A nyugtát a Könyvtár megbízott dolgozója állítja ki. Kiállítása során az alábbi adattartalom kitöltése kötelező:

• a nyugta kibocsátásának kelte (év, hónap, nap, de nem előre kitöltve, hanem a kiállítással egy időben ráírva);
• a nyugta sorszáma (nyomdai úton előre rögzítve van);
• a nyugta kibocsátójának neve (Főiskola – int kibocsátó – adatait tartalmazó bélyegzőlenyomattal ellátva);
• a termék (könyv) értékesítésének adót is tartalmazó ellenértéke;
• a nyugta kiállítójának aláírása.

A nyugtán nem kell sem vevői adatokat, sem adókulcsokat szerepeltetni, a kötelezően feltüntetendő adatokon felül egyéb adatok, pl. könyv címe, nem mehetnek az áttekinthetőség rovására.

A napi értékesítéseket összesíteni kell. Az összesítő bizonylatot (2. melléklet) a nyugtatömbbel és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni az értékesítést követő hét első pénztári nyitvatartási időpontjában.

A kézi nyugtával történt értékesítéseket a könyvelésben külön, nyugtás bevételként kell szerepeltetni, naponta összesítve, egy összegben.

​​​​​​​4.2. Számla

Kérésre a Főiskola számlát is kibocsáthat a vevő részére.

​​​​​​​

​​​​​​​4.2.1. Készpénzfizetési számla

A készpénzfizetési számlát a Könyvtár megbízott dolgozója állítja ki. A készpénzfizetési számlát az alábbi kötelező adattartalommal kell kitölteni:

• számla sorszáma (nyomdai úton előre rögzített);
• a számlát azonosító adatok (Főiskola – mint eladó – adatait tartalmazó bélyegzőlenyomattal ellátva);
• vevő neve, címe, adószáma;
• a fizetés módja: KÉSZPÉNZ;
• a teljesítés időpontja (év, hónap, nap, de nem előre kitöltve, hanem a kiállítással egy időben ráírva);
• a számla kelte (készpénzfizetési számla, ezért megegyezik a teljesítés időpontjával);
• a fizetés határideje (a számla keltével egyező);
• az értékesített termék megnevezése;
• ÁFA kulcs („AM” írandó a számlára, mivel a Főiskola alanyi ÁFA-mentes)
• mennyiségi egysége (db, pld.);
• mennyisége;
• egységára;
• értéke (a mennyiség és az egységár szorzata).

A számlatömb első példánya a vevő tulajdona, azt részére át kell adni. A számlatömb második példányát egy munkanapon belül el kell juttatni a Gazdasági Osztályra a NAV elektronikus rendszerén történő rögzítés céljából.

A számlatömböt és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni az értékesítést követő hét első pénztári nyitvatartási időpontjában.

​​​​​​​4.2.2. Átutalásos számla

Az átutalásos számlát a Gazdasági Osztály munkatársa állítja ki az alábbi esetekben:

• postai vagy elektronikus úton történő megrendelés;
• értékesítő partnerek fogyásjelentése;
• folyóirat-előfizetés.

A Könyvtár vezetője postai vagy elektronikus úton történő megrendelés, valamint az értékesítő partnerek fogyásjelentése alapján egy munkanapon belül, a folyóirat-előfizetés esetében évente egyszer – április hónapban ­– jelzi a Gazdasági Osztálynak a számlakiállítás szükségességét, megadva az alábbi adatokat:

• vevő neve, címe, adószáma;
• az értékesített termék megnevezése;
• mennyiségi egysége (db, pld.);
• mennyisége;
• egységára;
• postaköltség.

A Gazdasági Osztály három munkanapon belül kiállítja a számlát és átadja a Könyvtár vezetőjének.

​​​​​​​4.2.2.1. Postai vagy elektronikus úton történő megrendelés

Postai vagy elektronikus úton történő megrendelés esetén a Könyvtár vezetője a kiállított számlát eljuttatja a megrendelőhöz. A számla kiegyenlítése után, amelyet a Gazdasági Osztály visszaigazol, a megrendelt kiadványokat a Könyvtár eljuttatja a megrendelőhöz.

A postázási folyamatban a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.

​​​​​​​4.2.2.2. Értékesítő partnerek fogyásjelentése

A Könyvtár vezetője eljuttatja a kiállított számlát az értékesítő partnereknek.

​​​​​​​4.2.2.3. Folyóirat-előfizetés

A Könyvtár vezetője eljuttatja a kiállított számlát az értékesítő partnereknek. A számla kiegyenlítése után, amelyet a Gazdasági Osztály visszaigazol, a megrendelt kiadványokat a Könyvtár eljuttatja a megrendelőhöz.

A postázási folyamatban a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.​​​​​​​

A könyvkiadással kapcsolatos könyvtári értékesítésről félévente pénzügyi záráshoz összesítőt és beszámolót kell készíteni.

A Főiskola ÁFA-besorolásához kapcsolódó gazdasági érdekének védelmében a gazdasági igazgató elrendelheti az értékesítés korlátozását.

Budapest, 2022. március 7.

Dr. Fehérváry Örs Jákó

rektor

Melléklet:

1. Nyomtatvány-átadásátvétel űrlap
2. Nyugtaösszesítő

6/2021. (XI.08.) számú rektori utasítás

a Főiskolára be- és kilépő oktatók, munkatársak és hallgatók informatikai rendszerekhez való jogosultságainak szabályozásáról

A Szervezeti és Működési Rend 1.2.4.3. § (1) a) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a Főiskolára be- és kilépő oktatók, munkatársak és hallgatók informatikai rendszerekhez való jogosultságainak rendjét az alábbiak szerint szabályozom:

A Főiskolával jogviszonyban álló valamennyi oktató, munkatárs és hallgató jogosult az alábbi oktatást segítő informatikai rendszerek használatára:

Neptun Elektronikus Tanulmányi Rendszer: A Tanulmányi Osztály az oktatói, illetve hallgatói jogviszony kezdetekor a belépő oktató és hallgató adatait, a Gazdasági Osztály a munkaviszony kezdetekor a munkatárs adatait rögzíti a Neptun rendszerben, generálja és e-mailben megadja a rendszerbe való bejelentkezéshez szükséges felhasználónevet és jelszót.

Sapientia Webmail: A hivatalos munkahelyi levelezés minden oktató és munkatárs számára a sapientia.hu végződésű e-mail címen (vezetéknév.keresztnév [at] sapientia.hu) folyik.

A rendszerbe való bejelentkezéshez szükséges e-mail címet, felhasználónevet és jelszót a jogviszony kezdetekor a Tanulmányi Osztály a belépő oktató számára, a Gazdasági Osztály a belépő munkatárs számára az Informatikától igényli. A rendszerhez való jogosultságot az oktatói jogviszony megszűnésekor – megbízási jogviszonnyal rendelkező oktatók esetében az oktatott tanegység kurzusmeghirdetésétől függően – a Tanulmányi Osztály, munkatársi jogviszony megszűnésekor a Gazdasági Osztály tájékoztatása alapján az Informatika törli.

Microsoft Teams: A rendszerbe való bejelentkezéshez szükséges felhasználónevet és jelszót az oktatói, illetve hallgatói jogviszony kezdetekor – a név, Neptun-kód, születési dátum és e-mail cím megadásával – a Tanulmányi Osztály, belépő munkatárs számára a Gazdasági Osztály igényli az Informatikától. A rendszerhez való jogosultságot a jogviszony megszűnésekor – oktatók és munkatársak esetében a webmail-jogosultsággal összhangban – a Tanulmányi Osztály, illetve a Gazdasági Osztály tájékoztatása alapján az Informatika törli.

Számítógép-használat: Minden oktató és munkatárs jogosult számítógép használatára a saját szervezeti egységénél, valamint a Főiskola Könyvtárában. Az eszközbe való belépéshez szükséges felhasználónevet és kódot a jogviszony kezdetekor – a név, Neptun-kód, születési dátum és e-mail cím megadásával – a Tanulmányi Osztály igényli a belépő oktató, a Gazdasági Osztály a belépő munkatárs számára az Informatikától. A rendszerhez való jogosultságot a jogviszony megszűnésekor a Tanulmányi Osztály, illetve a Gazdasági Osztály tájékoztatása alapján az Informatika törli.

Minden beiratkozott hallgató jogosult a Főiskola Könyvtárában elhelyezett számítógép-park használatára a Könyvtár nyitvatartási idejében. A hallgató számára a hallgatói jogviszony kezdetekor – a név, Neptun-kód, születési dátum és e-mail cím megadásával – a Tanulmányi Osztály igényli az Informatikától. Ez a jogosultság a jogviszony megszűnéséig – abszolvált hallgatók esetében a záróvizsga letételéig – él.

Adatbázisok: A Főiskola oktatói által közreadott oktatási segédanyagokat tartalmazó jegyzetadatbázis, valamint a Főiskola által előfizetett adatbázisok távoli használatának jogosultsága a számítógép-használati jogosultsággal azonos.

Budapest, 2021. november 8.

Dr.  Fehérváry Örs Jákó rektor

2/2017. (IX.04.) számú rektori utasítás  A saját kiadású kiadványok értékesítési folyamatáról szóló  6/2016. (IX. 12.) sz. rektori utasítás módosítása, egységes szerkezetben

Módosította a 2/2022. (III.7.) számú rektori utasítás.

Jelen utasítás a Főiskola saját kiadású könyveinek, kiadványainak, elsősorban jegyzetként a hallgatók részére történő értékesítési folyamatát szabályozza.

A könyvek/kiadványok listáját és az érvényesítendő egységárakat a jelen utasítás 1. mellékletét képező – a Főiskola könyvkiadásáért felelős tipográfusa által szükség szerint aktualizált – lista tartalmazza.

A 2007. évi CXXVII. törvény előírásai szerint az adóalany köteles számlát/nyugtát kibocsátani termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője részére. A Főiskola könyvkiadása során előállított könyvek egy részét saját könyvtárában értékesíti. Az értékesített könyvek kiegyenlítése csak készpénzben történhet, melyről a Főiskola megbízottja a vevő részére nyugtát bocsát ki. Indokolt kérésre nyugta helyett számlát is lehet kibocsátani.

A Főiskola gazdasági osztálya a Könyvtár részére biztosítja a számlaadási kötelezettséghez szükséges számla és nyugta tömböket. (2. melléklet)

Mindkét nyomtatvány szigorú számadású, melynek nyilvántartása a Gazdasági Osztályon történik. A Könyvtár részére a nyomtatványok átadás-átvétel formájában kerülnek átadásra.

A nyomtatványokat a könyv értékesítése során a Könyvtár megbízott dolgozója állítja ki.

1. Nyugta kiállítása során az alábbi adattartalom kitöltése kötelező:

a nyugta kibocsátásának a kelte (év, hónap, nap de nem előre kitöltve, hanem a kiállítással egy időben ráírva)

a nyugta sorszáma (nyomdai úton előre rögzítve van)

a nyugta kibocsátójának neve ((Főiskola (kibocsátó) adatai bélyegzőlenyomattal ellátottak))

a nyugta első rovatában, az értékesített termék megnevezése, mögötte a jegyzetet jelölő „jegyzet” megjegyzés

a termék (könyv) értékesítésének adót is tartalmazó ellenértéke (Az 1. mellékletben szereplő összeg kerül a nyugtára!)

a nyugta kiállítójának aláírása

A nyugtán nem kell sem vevői adatokat, sem adókulcsokat szerepeltetni, a kötelezően feltüntetendő adatokon felül egyéb adatokat, pl. könyv címe, azonban azok feltüntetése nem mehet az áttekinthetőség rovására.

A napi értékesítéseket összesíteni kell. Az összesítő bizonylatot a nyugta tömbbel (melléklet) és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni az értékesítést követő hét első pénztári nyitvatartási időpontjában.

A kézi nyugtával történt értékesítéseket a könyvelésben külön, nyugtás bevételként kell szerepeltetni, naponta összesítve, egy összegben. (3. melléklet)

2. Kérésre a Főiskola számlát is kibocsáthat a vevő részére.

A számlát olvashatóan az alábbi kötelező adattartalommal kell kitölteni:

számla sorszáma (nyomdai úton előre rögzített)

a számlát azonosító adatok (Főiskola (eladó) adatai bélyegzőlenyomattal ellátottak)

vevő neve, címe

a fizetés módja: készpénz

a teljesítés időpontja (év, hónap, nap de nem előre kitöltve, hanem a kiállítással egy időben ráírva)

a számla kelte (Készpénzes számla, ezért megegyezik a teljesítés időpontjával)

a fizetés határideje (a számla keltével egyező)

az értékesített termék megnevezése, mögötte a jegyzetet jelölő „jegyzet” megjegyzés

a számlán olvashatóan az alábbi szöveget kell feltüntetni az ÁFA kulcs mezőnél:„AAM a 85.§ (1) alapján”

mennyiségi egysége (db, pld.)

mennyisége

egységára – (Az 1. mellékletben megjelölt összeg)

értéke (a mennyiség és az egységár szorzata)

A számlatömb első példánya a vevő tulajdona, azt részére át kell adni. A számlatömböt és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni az értékesítést követő hét első pénztári nyitvatartási időpontjában.

Az értékesített könyvek ellenértékét pénzkazettában kell gyűjteni és a bizonylatokkal együtt biztonságos zárható helyen tárolni.

A könyvkiadással kapcsolatos könyvtári értékesítésről félévente pénzügyi záráshoz összesítőt és beszámolót kell készíteni.

A könyvek/kiadványok a fenti szabályok betartása mellett esetenként a könyvtártól eltérő helyszínen is, alkalmi, „mozgó” árusítással is értékesíthetők.

A Főiskola ÁFA besorolásához kapcsolódó gazdasági érdekének biztosítása érdekében a gazdasági igazgató elrendelheti az értékesítés korlátozását.