3/2025. (VI.02.) számú rektori utasítás
a gazdasági kötelezettségvállalást eredményező folyamatok eljárási rendjéről
A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében adott felhatalmazás alapján az alábbiakról rendelkezem a gazdasági kötelezettségvállalást eredményező folyamatok eljárási rendjéről a saját költségvetéssel rendelkező szervezeti egységek, projektek, pályázatok számára:
Tervezés
1. § (1) A költséggazda/pályázó személy, amennyiben pályázatot kíván benyújtani, előzetesen minden esetben köteles egyeztetni a Gazdasági Osztály vezetőjével a pályázat feltételeiről.
(2) A szervezeti egység vezetője, illetve projekt, pályázat esetén annak felelőse, (a továbbiakban: költséggazda), előzetesen költségvetési tervet készít:
a) az adott tevékenységhez kapcsolódóan,
b) a gazdasági igazgatóval egyeztetett keretösszeget figyelembe véve,
c) a felhasználás típusainak megfelelően a szükséges mélységig lebontva.
(3) Az előzetesen egyeztetett költségvetési tervet a költséggazda és a gazdasági igazgató együttesen terjeszti a rektor elé jóváhagyásra.
(4) Az költségvetési tervnek elektronikusan elérhetőnek kell lennie a Gazdasági Osztály számára.
Felhasználás
2. § (1) A rektor által jóváhagyott költségvetés alapján a költséggazda dönt a tervben rögzített keretösszegek felhasználásáról az alábbi módon:
a) a felhasználás kapcsolódjon a tervben rögzített célhoz,
b) az elfogadott tervben jóváhagyott összeg nyújtson fedezetet a felhasználás céljára,
c) a felhasználás mindenben feleljen meg a jogszabályi előírásoknak és a Főiskola szabályainak és rendelkezéseinek.
(2) Amennyiben a terv adott sora már nem nyújt fedezetet az adott típusú felhasználáshoz, de a teljes összeg túllépése nélkül, belső átcsoportosítással megoldható a fedezet, úgy erre a költséggazda írásban tehet javaslatot, és a gazdasági igazgató jóváhagyása esetén a módosítás a tervben átvezetésre kerül.
(3) Amennyiben a kifizetéshez a teljes keretösszeg módosítására lenne szükség, ehhez azt a gazdasági igazgató támogató előterjesztése esetén – a Szervezeti és Működési Szabályzat I. Könyv (Szervezeti és Működési Rend) 1.2.6.2. § (2) bekezdésének megfelelően – a rektor írásbeli engedélye szükséges.
(4) A – Gazdasági Osztály és költséggazda által – közösen használt felületen a költséggazda (vagy az általa megbízott munkatárs) minden tervezett kifizetést rögzít a terv adott sorához.
(5) A Gazdasági Osztály kifizetést akkor teljesíthet, ha a tervtáblában ellenőrizte a 2. § (1) bekezdés rögzített feltételek teljesülését.
(6) A kifizetés dátumát a Gazdasági Osztály rögzíti a tervtáblában.
Pénzügyi teljesítés feltételei
3. § (1) A szervezeti egység részéről, valamint a projekt vagy pályázat során kötendő szerződések – a Szervezeti és Működési Szabályzat I. Könyv (Szervezeti és Működési Rend) 1.2.6.2. § (1) bekezdés q pontjának megfelelően – csak a gazdasági igazgató előzetes ellenjegyzése után terjeszthetők a rektor elé aláírásra.
(2) A szerződésnek mindig tartalmaznia kell
a) a kifizetési tétel költségvetési tervben meghatározott költségvetési sorának meghatározását,
b) a teljesítés ellenőrzőjének és igazolójának nevét.
(3) A teljesítés igazolója mindig a költséggazda.
(4) A teljesítési igazolást a szerződéstől elkülönítve – külön lapon –, továbbá a teljesítés megtörténtével kell kiállítani és aláírni.
(5) A költséggazda által a számlára rá kell vezetni
a) a gazdasági folyamat, projekt vagy pályázat nevét, valamint
b) a kifizetési tétel költségvetési tervben meghatározott költségvetési sorának számát.
(6) A szerződést, a teljesítési igazolást és a számlát együtt kell eljuttatni a Gazdasági Osztályhoz.
Pályázat elszámolása
4. § (1) A gazdasági folyamat végső elszámolását a költséggazda, vagy az általa megbízott személy végzi.
(2) A lezárt pályázati elszámolás postázását követően a postai tértivevényt és a benyújtott elszámolás 1 eredeti példányát át kell adni a Gazdasági Osztálynak.
Budapest, 2025. június 2.
Dr. Fehérváry Örs Jákó OSB
rektor