2/2022. (III.7.) számú rektori utasítás a könyvértékesítésről és számlázásról szóló 2/2020. (VI.19.) számú rektori utasítás módosításáról
Jelen utasítás a Főiskola saját kiadású könyveinek, kiadványainak értékesítési folyamatát szabályozza.
A könyvértékesítés folyamatának felelőse a Könyvtár mindenkori vezetője. Feladatai:
- megvásárolható könyvek listájának összeállítása;
- az érvényesítendő egységárak meghatározása és aktualizálása a gazdasági igazgatóval egyeztetve;
- az aktuális adatok közzététele a Főiskola honlapján és szórólapokon;
- kapcsolattartás az értékesítő partnerekkel.
- Könyvértékesítés a Főiskola épületében
A kiadványok árusítását a Könyvtár munkatársai végzik.
Az értékesített könyvek ellenértékét pénzkazettában kell gyűjteni és a bizonylatokkal együtt biztonságos, zárható helyen tárolni.
1.1. Árusítás a Könyvtár recepcióján
A kiadványok a Könyvtár nyitvatartási idejében a könyvtári recepción személyesen vásárolhatók meg 35 % kedvezménnyel.
1.2. Árusítás a Főiskola belső rendezvényein
A rendezvényeken történő könyvértékesítésről alkalmanként a Főiskola vezetősége dönt.
A Főiskola rendezvényeinek ideje alatt a könyvárusítás a rendezvény helyszínén valósul meg. A kiadványok 35 % kedvezménnyel vásárolhatók meg.
- Könyvértékesítés a Főiskola épületén kívül
A Könyvtár vezetője tájékoztatja a Főiskola vezetőségét a Főiskola épületén kívüli (a továbbiakban: külső) könyvértékesítési alkalomra szóló meghívásról és a részvétel feltételeiről:
- helyszín;
- árusítás ideje;
- árusítás időtartama;
- árusító stand bérleti díja;
- árusításhoz szükséges humánerőforrás-szükséglet;
- előre meg nem határozott, egyéb speciális körülmények.
A külső könyvértékesítési alkalmon való aktuális részvételről a Főiskola vezetősége dönt.
2.1. Előkészítés
A külső könyvértékesítés előkészítési feladatait a Könyvtár vezetője végzi:
- egyeztetés a Főiskola érintett munkatársaival a rendezvény előtt egy hónappal;
- az árusításra szánt könyvek példányszámainak összekészítése;
- árjegyzék összeállítása;
- reklámanyag összekészítése;
- a könyvértékesítő munkatársak beosztásának elkészítése.
2.2. Árusítás
Az árusítás megszervezése a könyvtárvezető feladata. Amennyiben az árusítás nem megoldható kizárólag a Könyvtár munkatársainak bevonásával, az alábbi adminisztratív szervezeti egység munkatársai is részt vesznek a feladat elvégzésében:
- Tanulmányi Osztály;
- Kommunikáció;
- Gazdasági Osztály;
- Gondnokság.
A kiadványok eljuttatásában az árusítás külső helyszínére és a rendezvény végén vissza a Főiskolára a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.
A munkanapokon a rendes munkaidőn túlnyúló, illetve a szabadnapra eső munkavégzés ellentételezéseként a Főiskola a munkatársaknak fizetett szabadidőt biztosít.
2.3. Elszámolás;
2.3.1. Napi zárás
Az árusítás során az értékesített könyvek ellenértékét pénzkazettában kell gyűjteni és a bizonylatokkal együtt biztonságos, zárható helyen tárolni.
A rendezvény minden napján záráskor az árusító munkatársnak a könyvek ellenértékét be kell hoznia a Főiskola épületébe és saját szervezeti egységének biztonságos, zárt helyén kell elhelyeznie.
A rendezvény végéig a könyvek ellenértékét el kell juttatni a Könyvtár vezetőjének.
2.3.2. Rendezvény végi elszámolás
A rendezvény végső zárásakor a Könyvtár vezetője a számlatömböt, az összesítő bizonylatot (2. melléklet) a nyugtatömbbel és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra leadja a rendezvényt követő első munkanapon.
- Könyvértékesítés értékesítési partnereken keresztül
Az értékesítési partnerekkel a Könyvtár vezetője veszi fel és tartja fenn a kapcsolatot.
Az értékesítési partnerekkel a Főiskola bizományos szerződést köt, amely tartalmazza az együttműködés szabályait.
A kiadványok eljuttatásában az értékesítő partnerekhez a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.
- A könyvértékesítés gazdasági folyamata
A 2007. évi CXXVII. törvény előírásai szerint az adóalany köteles számlát, illetve nyugtát kibocsátani termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybe vevője részére. Az értékesített könyvek kiegyenlítése készpénzben vagy átutalással történhet, amiről a Főiskola megbízottja a vevő részére nyugtát vagy számlát bocsát ki.
A Főiskola Gazdasági Osztálya a Könyvtár részére biztosítja a számlaadási kötelezettséghez szükséges számla- és nyugtatömböket.
Mindkét nyomtatvány szigorú számadású, nyilvántartásuk a Gazdasági Osztályon történik. A Könyvtár részére a nyomtatványok átadás-átvétel formájában kerülnek átadásra (1. melléklet).
4.1. Nyugta
A nyugtát a Könyvtár megbízott dolgozója állítja ki. Kiállítása során az alábbi adattartalom kitöltése kötelező:
- a nyugta kibocsátásának kelte (év, hónap, nap, de nem előre kitöltve, hanem a kiállítással egy időben ráírva);
- a nyugta sorszáma (nyomdai úton előre rögzítve van);
- a nyugta kibocsátójának neve (Főiskola – int kibocsátó – adatait tartalmazó bélyegzőlenyomattal ellátva);
- a termék (könyv) értékesítésének adót is tartalmazó ellenértéke;
- a nyugta kiállítójának aláírása.
A nyugtán nem kell sem vevői adatokat, sem adókulcsokat szerepeltetni, a kötelezően feltüntetendő adatokon felül egyéb adatok, pl. könyv címe, nem mehetnek az áttekinthetőség rovására.
A napi értékesítéseket összesíteni kell. Az összesítő bizonylatot (2. melléklet) a nyugtatömbbel és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni az értékesítést követő hét első pénztári nyitvatartási időpontjában.
A kézi nyugtával történt értékesítéseket a könyvelésben külön, nyugtás bevételként kell szerepeltetni, naponta összesítve, egy összegben.
4.2. Számla
Kérésre a Főiskola számlát is kibocsáthat a vevő részére.
4.2.1. Készpénzfizetési számla
A készpénzfizetési számlát a Könyvtár megbízott dolgozója állítja ki. A készpénzfizetési számlát az alábbi kötelező adattartalommal kell kitölteni:
- számla sorszáma (nyomdai úton előre rögzített);
- a számlát azonosító adatok (Főiskola – mint eladó – adatait tartalmazó bélyegzőlenyomattal ellátva);
- vevő neve, címe, adószáma;
- a fizetés módja: KÉSZPÉNZ;
- a teljesítés időpontja (év, hónap, nap, de nem előre kitöltve, hanem a kiállítással egy időben ráírva);
- a számla kelte (készpénzfizetési számla, ezért megegyezik a teljesítés időpontjával);
- a fizetés határideje (a számla keltével egyező);
- az értékesített termék megnevezése;
- ÁFA kulcs („AM” írandó a számlára, mivel a Főiskola alanyi ÁFA-mentes)
- mennyiségi egysége (db, pld.);
- mennyisége;
- egységára;
- értéke (a mennyiség és az egységár szorzata).
A számlatömb első példánya a vevő tulajdona, azt részére át kell adni. A számlatömb második példányát egy munkanapon belül el kell juttatni a Gazdasági Osztályra a NAV elektronikus rendszerén történő rögzítés céljából.
A számlatömböt és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni az értékesítést követő hét első pénztári nyitvatartási időpontjában.
4.2.2. Átutalásos számla
Az átutalásos számlát a Gazdasági Osztály munkatársa állítja ki az alábbi esetekben:
- postai vagy elektronikus úton történő megrendelés;
- értékesítő partnerek fogyásjelentése;
- folyóirat-előfizetés.
A Könyvtár vezetője postai vagy elektronikus úton történő megrendelés, valamint az értékesítő partnerek fogyásjelentése alapján egy munkanapon belül, a folyóirat-előfizetés esetében évente egyszer – április hónapban – jelzi a Gazdasági Osztálynak a számlakiállítás szükségességét, megadva az alábbi adatokat:
- vevő neve, címe, adószáma;
- az értékesített termék megnevezése;
- mennyiségi egysége (db, pld.);
- mennyisége;
- egységára;
- postaköltség.
A Gazdasági Osztály három munkanapon belül kiállítja a számlát és átadja a Könyvtár vezetőjének.
4.2.2.1. Postai vagy elektronikus úton történő megrendelés
Postai vagy elektronikus úton történő megrendelés esetén a Könyvtár vezetője a kiállított számlát eljuttatja a megrendelőhöz. A számla kiegyenlítése után, amelyet a Gazdasági Osztály visszaigazol, a megrendelt kiadványokat a Könyvtár eljuttatja a megrendelőhöz.
A postázási folyamatban a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.
4.2.2.2. Értékesítő partnerek fogyásjelentése
A Könyvtár vezetője eljuttatja a kiállított számlát az értékesítő partnereknek.
4.2.2.3. Folyóirat-előfizetés
A Könyvtár vezetője eljuttatja a kiállított számlát az értékesítő partnereknek. A számla kiegyenlítése után, amelyet a Gazdasági Osztály visszaigazol, a megrendelt kiadványokat a Könyvtár eljuttatja a megrendelőhöz.
A postázási folyamatban a Gondnokság munkatársa nyújt segítséget.
A könyvkiadással kapcsolatos könyvtári értékesítésről félévente pénzügyi záráshoz összesítőt és beszámolót kell készíteni.
A Főiskola ÁFA-besorolásához kapcsolódó gazdasági érdekének védelmében a gazdasági igazgató elrendelheti az értékesítés korlátozását.
Budapest, 2022. március 7.
Dr. Fehérváry Örs Jákó
rektor
Melléklet: