2/2020. (VI.19.) számú rektori utasítás a könyvértékesítésről és számlázásról
A 2007. évi CXXVII. törvény előírásai szerint az adóalany köteles számlát/nyugtát kibocsátani termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője részére. A Főiskola könyvkiadása során előállított könyvek egy részét saját könyvtárában értékesíti. Az értékesített könyvek kiegyenlítése csak készpénzben történhet, melyről a Főiskola megbízottja a vevő részére nyugtát bocsát ki. Indokolt kérésre nyugta helyett számlát is lehet kibocsátani.
A Főiskola gazdasági osztálya a Könyvtár részére biztosítja a számlaadási kötelezettséghez szükséges számla- és nyugtatömböket.
Mindkét nyomtatvány szigorú számadású, melynek nyilvántartása a Gazdasági Osztályon történik. A Könyvtár részére átadás-átvétel formájában kerül átadásra.
A nyomtatványokat a könyv értékesítése során a Könyvtár megbízott dolgozója állítja ki. Nyugta kiállítása során az alábbi adattartalom kitöltése kötelező:
- a nyugta kibocsátásának a kelte (év, hónap, nap de nem előre kitöltve, hanem a kiállítással egy időben ráírva),
- a nyugta sorszáma (nyomdai úton előre rögzítve van),
- a nyugta kibocsátójának neve (a Gazdasági Osztály a nyugta minden lapját ellátta a kötelezően kitöltendő adatokkal),
- a termék (könyv) értékesítésének adót is tartalmazó ellenértéke (A fizetendő összeg az áfá-t is tartalmazza, tehát bruttó összeg kerül a nyugtára),
- a nyugta kiállítójának aláírása
A nyugtán nem kell sem vevői adatokat, sem adókulcsokat szerepeltetni, a kötelezően feltüntetendő adatokon felül egyéb adatokat, pl. könyv címe, azonban azok feltüntetése nem mehet az áttekinthetőség rovására.
A napi értékesítéseket összesíteni kell. Az összesítő bizonylatot a nyugta tömbbel (melléklet) és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni az értékesítést követő első munkanapon.
A kézi nyugtával történt értékesítéseket a könyvelésben külön, nyugtás bevételként kell szerepeltetni, naponta összesítve, egy összegben.
Kérésre a Főiskola számlát is kibocsáthat a vevő részére.
A számlát olvashatóan az alábbi kötelező adattartalommal kell kitölteni:
- számla sorszáma (nyomdai úton előre rögzítettek)
- a számlát azonosító adatok (Főiskola (eladó) adatai bélyegzőlenyomattal ellátottak)
- vevő neve, címe
- vevő adószáma
- a fizetés módja: „KÉSZPÉNZ”
- a teljesítés időpontja
- a számla kelte
- a fizetés határideje (a számla keltével egyező)
- az értékesített termék megnevezése
- ÁFA kulcs: „AM”
- mennyiségi egysége (db, pld.)
- mennyisége
- egységára
- értéke (bruttó)
Amennyiben a vevő nem tudja megmondani az adószámot, nem lehet részére számlát kiállítani.
A számlákat szkennelve emailen át kell küldeni a Gazdasági Osztály részére, lehetőleg a számla kiállításának napján, de legkésőbb az azt követő napon az alábbi email címre: gazdasagi.osztaly [at] sapientia.hu
Az értékesített könyvek ellenértékét pénzkazettában kell gyűjteni és a bizonylatokkal együtt biztonságos zárható helyen tárolni.
A számlatömb első példánya a vevő tulajdona, azt részére át kell adni. A számlatömböt és az értékesített könyvek ellenértékét a Gazdasági Osztályra kell leadni.
A számlák leadása és a befolyt összeggel való elszámolás a Gazdasági Osztály illetékesével egyeztetett időpontban történik, de lealább egy héten egyszer.
A számlákat a kiállítást követő négy napon belül be kell jelenteni az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon. A bejelentést a Gazdasági Osztály munkatársai végzik.
A könyvkiadással kapcsolatos könyvtári értékesítésről félévente pénzügyi záráshoz összesítőt és beszámolót kell készíteni.
Jelen Utasítás 2020 július 1-től lép hatályba, mely időponttal a tárgybani korábbi Utasítás hatályát veszti.